Qui di seguito i passi necessari per configurare un account di posta elettronica sulla piattaforma Business Email Hosting Groupware

La configurazione prevede tre parti ben distinte:

1) Installazione e configurazione del connettore MAPI
2) Configurazione di Outlook (non versione Express)
3) Esportazione ed importazione dei dati esistenti in Outlook (opzione)

1. Installazione e configurazione del connettore MAPI

Il connettore MAPI, necessario per sincronizzare il client di posta (nel nostro caso Outlook) con il server può essere scaricato al seguente indirizzo: http://web.email.it/plugin.zip

Una volta scaricato bisogna estrarre il file eseguibile (Business Email Hosting Groupware Ver 2.msi) necessario all'installazione e lanciarlo.

La prima videata che vi verrà presentata sarà quella di benvenuto nell'ambiente in cui basterà premere Il pulsante "avanti" per proseguire oppure "annulla" qualora non voleste procedere.




Bisognerà quindi accettare le condizioni di utilizzo del prodotto così come mostrato in figura e premere "avanti". In qualsiasi momento, durante l'installazione sarà possibile annullare la procedura.




Vi verrà quindi proposto il path di installazione di default: "c:\Program Files\Zarafa\Business Email Hosting Groupware 6" ove verrà scaricato l'ambiente del connettore Mapi. Sarà vostra discrezione mantenerlo o sceglierne uno di vostro gradimento.




Vi verrà quindi proposta la possibilità di disinstallare versioni precedenti della medesima applicazione. Il consiglio è quello di procedere in tal senso così da essere sicuri di avere a disposizione l'ambiente allineato.




L'applicazione e quindi configurata correttamente e pronta per essere installata per cu si potrà finalmente procedere premendo il tasto installa che vi verrà presentato in quest'ultima finestra.




Le ultime due videate che vi saranno presentate saranno solamente di notifica di installazione completata con successo.

2. Configurazione di Outlook (non versione Express)

A questo punto il connettore Mapi è installato e bisogna procedere con la configurazione dell'account in Outlook; bisogna quindi aprire il pannello di controllo e mandare in esecuzione con il doppio click "Posta elettronica":




Selezionate "Mostra profili" così come indicato in figura. Note: se non è mai stato utilizzato Outlook, è possibile che si apra direttamente la finestra indicata nel prossimo passaggio.




Selezionate "Aggiungi"




Date un nome/etichetta al nuovo profilo che state creando.




Nella schermata che si aprirà, selezionate "Aggiungi un nuovo account di posta elettronica".




Selezionate "Altri tipi di server"




Alla voce "Altri tipi di server" assicuratevi che sia selezionato "Zarafa 6 Server".






Al termine delle operazioni di Outlook (solitamente qualche istante), il sistema ritornerà sulla schermata di gestione dei profili. Selezionate "Utilizza sempre questo profilo" e dal menù di scelta, selezionate infine il nome del profilo che avete creato (in questo esempio: "profilo Zarafa". Chiudete la finestra cliccando su ok.




NOTA IMPORTANTE: Se Outlook viene già utilizzato per la gestione della vostra posta elettronica, è necessario effettuare un'esportazione e successiva importazione dei vostri dati (calendario, email, rubrica, ecc). In questo caso, selezionate "Richiedi un profilo da utilizzare" al fine di poter scegliere quale configurazione utilizzare. Fatto questo, proseguite alla successiva sezione di questa guida: "esportazione e importazione dei dati da Oulook a Zarafa".




Ora è possibile avviare Outlook. Non appena avviato il programma, verrà effettuata una prima sincronia con il server. Successivamente, quando avrete effettuato delle modifiche (contatti, calendario, ecc) potrete "forzare" l'aggiornamento con il pulsante "sincronizza". La sincronia può essere automatizzata mediante il pulsante "Configura" posto subito a destra del pulsante "sincronizza". Per default, Outlook effettuerà una sincronia con il server ogni 60 secondi.




Per accedere ai propri dati, è possibile inoltre utilizzare l'interfaccia Web disponibile a questo indirizzo: http://groupware.email.it, utilizzando le medesime credenziali di accesso indicate durante la configurazione dell'account.
Se non è necessario effettuare l'esportazione dei dati già esistenti in Outlook, la configurazione è conclusa.
Altrimenti, proseguite al punto 3.

3. Esportazione ed importazione dei dati esistenti in Outlook (opzionale)

Presumendo che all'opzione di pagina 9 abbiate selezionate "Richiedi un profilo da utilizzare", all'avvio di Outlook si presenterà la seguente finestra:




Il profilo "Outlook" è il profilo utilizzato prima della creazione dell'account Business Email Hosting Groupware, ed è quindi l'account che contiene i vostri dati (rubrica, calendario, ecc).
Selezionate quest'ultimo, per accedere alla vostra precedente configurazione.

Una volta entrati, aprire il menù "File" e selezionate la voce "Importa ed esporta..."




Selezionate poi "Esporta in un file" e proseguite.




Selezionate "File delle cartelle personali (.pst)" e proseguite.




Selezionate ora la radice "Cartelle personali" e spuntate l'opzione "Includi sottocartelle". Questo procedimento includerà tutti i dati inclusi nella configurazione (attività, bozze, calendario, ecc). Proseguite.




Utilizzando il tasto "Sfoglia" salvate il file in una locazione facilmente raggiungibile (es.: Desktop) e proseguite cliccando su "Fine"




Selezionate infine le opzioni di salvataggio, attivando unicamente l'opzione "Nessuna crittografia", onde evitare successivi problemi di compatibilità, e cliccate infine su "ok". Il tempo necessario all'esportazione dei dati, può variare a seconda della quantità degli stessi, ovvero email presenti, numero di contatti, ecc.




Conclusa la fase di esportazione dei dati, verificare la presenza del file .pst nella locazione scelta per il salvataggio, e chiudete Outlook. Aprite nuovamente Outlook e selezionate questa volta il profilo Zarafa:




Selezionate nuovamente la voce "Importa ed esporta":




Selezionate "Importa dati da altri programmi o file" e proseguite




Scegliete come tipo di file da importare "File delle cartelle personali (.pst)" e proseguite.




Utilizzando il tasto "Sfoglia" individuate e selezionate il file precedentemente salvato e proseguite:




Selezionate la radice "Cartelle personali", spuntate la voce "Includi sottocartelle" e proseguite:




E' possibile che Outlook visualizzi il seguente messaggio di avviso:




Potete ignorare l'avviso semplicemente cliccando su Ok, poiché non compromette l'importazione dei dati precedentemente salvati. L'importazione può richiedere diverso tempo, in funzione della quantità di dati da importare.

Completata l'importazione dei dati, verificare (e in caso negativo, avviatela manualmente) che la sincronizzazione dei dati con il server sia in corso.

Anche questa operazione può necessitare di molto tempo, poiché il sistema deve effettuare una prima copia di tutto i dati, dal computer al server. Naturalmente, solo la prima sincronia risulta essere particolarmente lenta, poiché le successive volte, il sistema effettuerà unicamente una copia dei soli dati che sono stati modificati dall'ultimo accesso (appunto -sincronia-).




Note conclusive: se l'importazione dei dati si è conclusa con successo, e non avete più la necessità di selezionare il profilo all'avvio di Outlook, potete modificare l'impostazione indicata a pagina 9, figura 1.

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